Privacy beleid
Inleiding
Econocom (hierna ook: ‘wij’ of ‘we’) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven we duidelijke en transparante informatie over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft zoals, bezoekers, klanten, professionele contacten en sollicitanten. Voor medewerkers hanteren wij een intern privacy statement.
Wij kunnen deze privacyverklaring periodiek herzien en bijwerken. We raden je daarom aan deze pagina regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
Contactgegevens
• Econocom Nederland B.V. en Econocom Managed Services B.V.
• Adres: Computerweg 22, 3542 DR Utrecht
• Telefoonnummer: +31 30 6358 333
Waarom verzamelen wij jouw gegevens?
Econocom gebruikt om verschillende redenen persoonsgegevens, waaronder die van jou, die essentieel zijn voor onze bedrijfsvoering en om jou de best mogelijke ervaring te bieden. Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• dienstverlening: om onze diensten aan jou te kunnen leveren, zoals overeengekomen in onze contracten en algemene voorwaarden. Dit omvat onder andere het uitvoeren van het gesloten contracten, het verlenen van diensten, het leveren van producten, het aanbieden van ondersteuning, en het beheren van klantaccounts.
• communicatie: om contact met je op te nemen en jouw vragen te beantwoorden. Dit kan betrekking hebben op informatieaanvragen, klachten, of feedback.
• sollicitatieprocedures: wanneer je bij ons solliciteert verwerken wij jouw gegevens om de sollicitatie te beoordelen, contact met je op te nemen en de verdere stappen van de sollicitatieprocedure te faciliteren.
• wettelijke verplichtingen: wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en te bewaren.
• marketing: voor het versturen van nieuwsbrieven en promotionele materialen, maar alleen met jouw toestemming. Je kan jezelf op elk moment afmelden voor deze communicatie.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van jouw relatie met ons:
• websitebezoekers: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres. We maken ook gebruik van cookies en soortgelijke technologieën om jouw browsegedrag op onze website te analyseren en te verbeteren (zie ons cookies voor meer informatie).
• klanten: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsinformatie, contract- en overeenkomstinformatie en klantfeedback.
• professionele contacten: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en informatie over eerdere communicatie en interacties.
• sollicitanten: CV, sollicitatiebrief, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, opleidingsgeschiedenis, werkervaring, referenties, en andere gegevens die je ons verstrekt in het kader van uw sollicitatie. Soms voeren we een screening uit voor we overgaan tot een dienstverband.
Grondslag voor verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
• uitvoering van een overeenkomst: wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent. Voorbeelden hiervan zijn:
o het leveren van diensten of producten die je hebt besteld.
o het beheren van jouw account en klantrelatie.
o het afhandelen van betalingen en verzendingen.
• toestemming: in sommige gevallen verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Dit betekent dat wij u om toestemming vragen voordat wij uw gegevens verzamelen en gebruiken voor specifieke doeleinden. Voorbeelden hiervan zijn:
o het versturen van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie.
o het plaatsen van cookies en soortgelijke technologieën op uw apparaat, indien wettelijk vereist.
• wettelijke verplichting: wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn. Voorbeelden hiervan zijn:
o het voldoen aan belasting- en boekhoudverplichtingen.
o het verstrekken van gegevens aan overheidsinstanties en toezichthouders indien dit wettelijk verplicht is.
o het bewaren van gegevens zoals vereist door wet- en regelgeving.
• gerechtvaardigd belang: wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen, mits jouw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Voorbeelden hiervan zijn:
o het verbeteren en optimaliseren van onze diensten, producten en website.
o het uitvoeren van marketingactiviteiten en het versturen van gerichte aanbiedingen, mits je hier geen bezwaar tegen hebt gemaakt.
o het beveiligen van onze systemen en gebouwen, waaronder het gebruik van cameratoezicht om de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en eigendommen te waarborgen.
o het voorkomen en opsporen van fraude en andere onrechtmatige activiteiten.
Bewaren van persoonlijke gegevens
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijnen zijn als volgt:
• websitebezoekers: gegevens worden bewaard zo lang als redelijkerwijs nodig is voor het beantwoorden van jouw vragen en het analyseren van het websitegebruik.
• klanten: gegevens worden bewaard tijdens de looptijd van onze relatie en daarna zo lang als wettelijk vereist voor fiscale en administratieve doeleinden, doorgaans zeven jaar.
• professionele contacten: gegevens worden bewaard zo lang als noodzakelijk voor de zakelijke relatie of totdat je aangeeft geen contact meer te wensen.
• sollicitanten: gegevens worden vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij je toestemming geeft voor een langere bewaartermijn van maximaal één jaar.
• nieuwsbriefabonnees: gegevens worden bewaard zolang je ingeschreven bent voor de nieuwsbrief. Je kan jezelf op elk moment afmelden, waarna uw gegevens binnen één maand worden verwijderd.
Cookies en Google Analytics
Gebruik van cookies
Wij gebruiken cookies om jouw ervaring op onze website te optimaliseren en te beveiligen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt. Dit omvat:
• functionele cookies: deze cookies zijn noodzakelijk voor het technisch functioneren van de website. Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld, omdat de website anders niet goed zou functioneren.
• analytische cookies: deze cookies helpen ons om het gebruik van de website te analyseren en de prestaties ervan te verbeteren. Ze stellen ons in staat om te zien welke pagina's het meest en het minst populair zijn en hoe bezoekers zich door de site bewegen. Dit helpt ons om onze website en marketingcampagnes te meten en te optimaliseren.
• cookies voor persoonlijke voorkeuren en advertenties: deze cookies onthouden jouw instellingen en voorkeuren, zoals taalkeuze en inloggegevens. Hierdoor kunnen wij onze website en marketingcontent beter afstemmen op jouw voorkeuren. Daarnaast kunnen wij jou gerichte advertenties tonen op basis van jouw interesses en online gedrag. Deze cookies kunnen worden uitgeschakeld via de browserinstellingen.
Je kunt cookies verwijderen via de instellingen van de browser. Hiermee wordt ook de eerder gegeven toestemming ingetrokken. Klik op onze ‘cookie consent’ voor meer informatie over de verschillende types cookies, bewaartermijnen en functionaliteiten.
Ontvangers van gegevens
• Verwerker: wij schakelen derden in voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, zoals hostingproviders, marketingbureaus, IT-providers en andere dienstverleners die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering. Met deze partijen hebben wij overeenkomsten gesloten om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Deze verwerkers handelen uitsluitend volgens onze instructies en hebben geen zelfstandige zeggenschap over de gegevens.
• Wettelijke verplichtingen: indien wij wettelijk verplicht zijn, delen wij jouw persoonsgegevens met relevante autoriteiten zoals toezichthoudende instanties, belastingautoriteiten of opsporingsdiensten. Dit gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gerechtelijke bevelen.
Doorgifte aan derde landen
• Gegevensoverdracht buiten de EER: wij verwerken geen persoonsgegevens of geven deze niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder passende waarborgen. Indien noodzakelijk, zorgen wij ervoor dat adequate beschermingsmaatregelen worden getroffen om de veiligheid en privacy van jouw gegevens te waarborgen.
Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze uitgebreide beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere netwerksegmentatie, firewalls, beveiliging van eindpunten, regelmatige back-ups en multi-factorauthenticatie.
Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
• recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou hebben.
• recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren. Bijvoorbeeld als jouw adres is gewijzigd.
• recht op gegevenswissing: je hebt het recht om ons te vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. In bepaalde situaties moeten we echter jouw gegevens bewaren vanwege wettelijke verplichtingen. Als dat het geval is, zullen we jou daarover informeren.
• recht op beperking van verwerking: je kunt verzoeken om beperking van de verwerking van jouw gegevens.
• recht op overdraagbaarheid: je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te ontvangen of over te dragen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm.
• recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Als je een geldige reden hebt, zullen wij de verwerking stoppen. Bijvoorbeeld als je geen informatie meer wilt ontvangen van onze organisatie via direct marketing.
• intrekken van toestemming: je hebt het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking. Bijvoorbeeld door jezelf af te melden voor een nieuwsbrief.
Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via hr.nl@econocom.com. Wij zullen jouw verzoek binnen één maand beantwoorden. Indien nodig kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd, waarover wij je dan tijdig informeren.
Websites van derden
Om jou beter van dienst te kunnen zijn, bevatten onze websites hyperlinks naar websites van derden. Wij wijzen je erop dat wanneer je deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacyverklaring van deze derden van toepassing zijn. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites zorgvuldig te lezen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en de verwerking van persoonsgegevens door derden.
Klachten of vragen
Als je vragen of klachten hebt over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via hr.nl@econocom.com.
Daarnaast heb je het recht om een officiële klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Nederland kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.